¿Qué pasa si no se administra adecuadamente la nómina?

El pago de los empleados es un proceso complejo, que requiere de mucha precisión en cuanto los cálculos que se realizan y la organización de las operaciones que se desarrollan. Por ese motivo, si lo que busca es perfección, necesita un sistema de nómina automatizado que le permita llevar todos los procedimientos de manera ideal.

En ese sentido, de los mejores programas de procesamiento de nómina que existen actualmente en México, el Sistema ONCE de Nóminas de Nomitek se caracteriza por estar siempre a la vanguardia de los cambios que se deban hacer al momento de timbrar la nómina; de este modo, al contratarnos para realizar todos los cálculos y comprobantes de este procedimiento tendrá la oportunidad de evitar los siguientes errores:

No inscribir a los empleados en el RFC

En muchas ocasiones, el personal inexperto realiza los timbrados de nómina de afán y no inscribe a los empleados en el RFC o verifica que cuenten con un perfil ya creado; simplemente emplean un valor genérico que les permite realizar el trámite, pero en el momento en que el SAT y demás autoridades hacendarias están realizando revisiones no se le va a generar deducibilidad.

No generar recibos de nómina por sueldos, salarios y demás

En muchos casos, las empresas generan un recibo general de todo lo que se ha pagado al empleado en el año, pero, esto es una práctica muy poco fiable ya que existen ocasiones en las que el trabajador quiere conocer las deducciones que se le hicieron o si se sumaron las horas extra en un día que se le pagó en efectivo, pero si este documento no se le da, generará disgustos y reducirá la productividad.

Además, si usted como gerente de la empresa desea conocer si al empleado se le pagó apropiadamente en efectivo no tendrá ningún soporte que lo ratifique y perfectamente pudo haber recibido más dinero del que debía o en el caso en que un trabajador esté reclamando que no recibió el salario, el recibo le servirá como prueba de que efectivamente usted cumplió con sus obligaciones.

Por ello, necesita de un sistema de nómina que esté configurado para timbrar los recibos en tiempo real cada vez que se realizan los pagos bien sea en efectivo, por transferencia o mixto y de esta manera enviárselo al trabajador con el fin de que lo firme y de esta forma tener un comprobante que le ayude a resolver pleitos con sus empleados y a mantener la deducibilidad en el caso de que las autoridades realicen una auditoría.

Generar duplicados innecesarios

Con esto no nos referimos a que se imprima el recibo más de una vez, ya que si es necesario puede tener tantas copias físicas como lo requiera, bien sea para que la tenga un empleado o archivarla entre los documentos en su empresa; el problema surge cuando desde el sistema se envía un mismo comprobante dos, tres, cuatro veces y estos los recibe el SAT o el seguro social y le genera inconvenientes.

El SAT encontrará una discrepancia ya que se está registrando un pago varias veces mayor a un empleado, en este caso, usted tendrá que cancelar los timbrados duplicados y sólo dejar un recibo dentro del sistema, para lo cual debe recurrir a las causas de cancelación del CFDI de nómina, realizar el trámite, perder tiempo y arriesgar su deducibilidad.

Clasificar incorrectamente las deducciones y percepciones

En el timbrado de nómina se deben especificar todos los conceptos de facturación que justifican el valor total; por ejemplo, se debe indicar si se le paga un salario, un aguinaldo, un premio, horas extra, vacaciones, etc., y si se le está descontando una multa, un fondo de ahorros, el pago al seguro social, entre otros.

Estos conceptos deben estar debidamente identificados con base en el catálogo que brinda el SAT, además, se debe determinar si son exentos o gravados, algo que no todos los programas realizan pero que en el sistema de nómina de Nomitek tenemos programado.

No calcular las percepciones exentas según la ley del impuesto sobre la renta

En ocasiones ocurre que al momento de calcular el ISR anual el resultado es mucho mayor de lo que tendría que ser, esto surge porque no se tienen en cuenta la totalidad de las tarifas que establecen las normas mexicanas en todos los salarios y, por ejemplo, cuando se trata de sueldos muy altos se clasifican incorrectamente y el total de ISR es menor al que se debería.

Esto tiene implicaciones serias ya que al final del año deberán retenerles un gran porcentaje del salario para regular el fallo que se cometió, lo que generará disgustos por parte de los trabajadores quienes pensaban que sus reducciones habían bajado porque el fisco les estaba otorgando este regalo.

Estos son sólo algunos de los errores que podrá evitar con nuestro sistema de nómina el cual toma en cuenta todas las normativas y previene todos los tipos de fallos que podría cometer al momento de timbrar el pago de sus empleados; para conocer más información, contáctese al correo korue@nomitek.com.mx o llámenos al número (55) 4122 2600.