En los últimos años, la automatización de los procesos empresariales ha permitido obtener una serie de ventajas, tanto para los empresarios y directivos, como para el personal encargado de las áreas de trabajo. Uno de estos sistemas es el de nómina en línea, el cual ha sido diseñado para gestionar una de las áreas más importantes de la empresa: los recursos humanos, el control de asistencia y el manejo de nómina.
Hoy te contaremos sobre la nómina en línea, cómo funciona, para qué se usa y los beneficios de utilizarlo.
Recibos de nómina en línea, antecedentes y origen
El sistema de nómina en línea, al igual que la facturación electrónica, entró en vigor el primero de enero de 2014. Desde entonces, no solo las facturas deben emitirse a través de medios digitales, sino todos los comprobantes fiscales, como los recibos de nómina.
La Ley de Impuestos Sobre la Renta (ISR) indica que los patrones tienen la obligación de expedir y entregar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) a los contribuyentes que reciban el pago por una prestación de servicios. Esto significa que a todo empleado asalariado se le debe emitir un recibo de nómina en línea.
Además de esto, el empleador debe timbrar cada uno de los recibos que sean emitidos al empleado mediante el proveedor de certificación que haya elegido, o bien, a través del portal oficial del SAT para cumplir con los mismos requisitos que un CFDI. Por ejemplo, usan el mismo formato de archivo XML, la representación impresa en PDF y los datos del emisor y receptor.
¿Cómo funciona el sistema de nómina en línea?
El sistema de nómina en línea se agrega a otros programas comerciales para asegurar que los procesos de trabajo de las empresas se efectúen correctamente. Se basa en servidores en nube, por lo que realiza el cálculo de la nómina en cuestión de minutos, aunque se trate de una empresa con cientos o miles de empleados, sin saturar los servidores ya que la información está almacenada de forma virtual.
El procesamiento de nómina en línea se realiza en unos simples pasos:
- Ingresa al sistema y valida tu identidad
- Haz clic en el módulo indicado
- Realiza el cálculo de la nómina de forma automática
- Efectúa el pago a los empleados desde la misma plataforma
- Realiza el recibo de pago en formato de factura
- Timbra tu factura
- Envía los recibos de nómina en línea, sin salir de la plataforma
- Los recibos se guardan de forma automática dentro del sistema
Beneficios del sistema de nómina en línea
Se trata de un sistema configurado para ayudar a las empresas, sin importar si tienen cientos o miles de empleados y si ellos trabajan en las instalaciones de la empresa, o en otra ciudad. Su principal función es agilizar los procesos empresariales, automatizarlos y hacerlos más ágiles.
Por otro lado, el sistema de nómina en línea permite a las empresas cumplir con las regulaciones financieras, obligaciones fiscales y contribuciones, de modo que eviten sanciones por incumplimiento. Asimismo, puedes olvidarte de los errores en el cálculo.
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