Todas las empresas tienen algo en común: deben pagar a sus colaboradores cada semana, quincena o mes, no importa la periodicidad, pero sí el hecho de que es necesario cumplir con el pago a los empleados, las retenciones correspondientes, el pago de impuestos, entre otras labores indispensables en la gestión de nómina. Para agilizar todos estos procesos, el software de nómina es la mejor alternativa.
Los programas o software de contabilidad y administrativos creados para sistematizar y simplificar los procesos de nómina han sustituido de forma permanente los procesos realizados de forma manual, como se había venido haciendo durante décadas por el personal encargado. Con el nacimiento de la era de la informática y tecnológica la evolución en el mundo de las finanzas ha dado un giro radical.
A continuación, te contaremos qué es y cómo funciona un software para pago de nómina y al finalizar te contaremos sobre la solución que en Nomitek tenemos para tu empresa.
¿Qué es un software de nómina?
Un software de nómina es un sistema integral diseñado para maximizar la producción de las personas encargadas del control correcto de todos los aspectos de la nómina de los empleados de las empresas, lo que permite reducir carga de trabajo, así como disminuir errores; siempre tomando en cuenta la legislación vigente, tanto fiscal como laboral, incluyendo cálculos de impuestos locales y retención de estos.
El software de nómina puede estar alojado en servidores en la nube o en servidores locales y permite:
- Gestionar el manejo de la nómina
- Almacenar la información de los empleados como documentos de contratación, historial de nóminas generadas, entre otros
- Hacer el cálculo del salario de los empleados
- Calcular deducciones y pago de impuestos
- Efectuar las retenciones de impuestos
- Calcular variables como horas extra
- Gestionar vacaciones, pagos de utilidades, aguinaldos y otras prestaciones
- Reducir la carga de trabajo del área de RR.HH. y los errores cometidos
- Mantenerse al día con la legislación laboral y fiscal vigente
- Generar alertas para notificaciones de fechas clave
- Programar el envío de transferencias a las cuentas de nómina de los empleados, asegurando la puntualidad de los pagos
- Gestionar los finiquitos en caso de renuncias, o bien, las liquidaciones en caso de despidos
- Personalizar el sistema para obtener un software de nómina a la medida de las necesidades de la empresa
Recomendaciones para elegir un software de nómina
Un aspecto muy importante por considerar para elegir el software de nómina es que puedan manipularse fácilmente los parámetros, de tal forma, que se ajusten a las necesidades de cada empresa, sin ser esto motivo de mayor complejidad o provocar una dependencia con el proveedor.
En la actualidad, existen diversas opciones de software para pago de nómina y a continuación te daremos recomendaciones para elegir el indicado para tu empresa:
- Cuando se requiere adquirir un software para sistematizar el proceso de nómina, es importante considerar que el fabricante sea real, legal en todos sus procedimientos, que cuente con licencias de uso, con amplia seguridad de información, avalado por los años que lo llevan usando en su propia empresa y que mejor, que cuente con certificaciones vigentes; por lo que siempre se recomienda investigar qué reputación tiene tal o cual programa y/o proveedor.
- Otro aspecto es que el fabricante cuente con asesores que dominen el programa para que sean capaces de explicar sus características y funcionalidades para brindar apoyo en la instalación inicial, asegurando que el servicio cubra los problemas de mantenimiento y soporte del programa.
- Se debe considerar que el asesor o quien brinde el soporte a cualquier tarea (con el fin de resolver tus dudas), cuente con el conocimiento y las herramientas para atenderte, evitando así una pausa en el proceso.
- En cuanto al costo, se pueden buscar cotizaciones de los diferentes precios existentes en el mercado, pero será muy importante que nos desglosen todo hasta el más mínimo detalle para obtener montos reales y no una “máscara de venta” (cuando se oculta información en cotizaciones iniciales). Además, debes conocer qué periodos de cobro o pago se manejaron, si pagarás por una cantidad ilimitada de personal o por cada empleado, todo lo anterior te ayudará a comenzar con las comparativas de proveedores.
- Asegúrate de que el software contará con las nuevas versiones del sistema por medio del mantenimiento y ver qué historial tiene el programa que ofrecen con el objetivo de asegurarse que no quede obsoleto en poco tiempo y esto implique un doble gasto.
- Pregunta si el software se puede adquirir como una licencia, como renta o simplemente a través de conexiones en la nube.
Tipos de software de nómina
Anteriormente, la elaboración de nóminas se hacía de forma manual, llevando registros en libros contables o en hojas de cálculo. Sin embargo, estos procesos representaban una gran cantidad de tiempo invertido en la búsqueda de información, en la gestión de los registros y en el pago, que también era manual y con dinero en efectivo, con el riesgo de cometer errores en cada etapa. Afortunadamente, las nuevas tecnologías se han encargado de la automatización de estos procesos, de la gestión digital y la optimización de procesos para que sean más rápidos, efectivos y confiables.
Nómina interna
La nómina interna es más adecuada para pequeñas empresas con un número limitado de empleados, que tienen horarios de trabajo constantes de una semana a otra.
Hay varias características de un sistema de nómina interno, como:
- Completado por un empleado interno
- Utiliza un software independiente o uno integrado para calcular la nómina
- Procesa la nómina que tiene una cantidad limitada de irregularidades y complejidades
- Aunque la nómina interna requiere que la compañía mantenga a su empleado de nómina informado de cualquier cambio en las leyes de impuestos sobre la nómina y las leyes laborales.
Nómina gestionada por un contador externo
Si la empresa no cuenta con la experiencia entre sus empleados para completar la nómina o que tiene necesidades de nómina que excedan la capacidad de su personal, generalmente contratan a un externo.
En estos casos la nómina se completa utilizando un sistema que automatizado y que proporciona mayor capacidad al personal de la empresa.
Nómina administrada por una agencia
Implica conseguir que una empresa sea responsable de procesar la nómina, el trabajo administrativo, deducciones y depósitos bancarios. Esto aumenta la capacidad del departamento de contabilidad o RR. HH. de su empresa y disminuye el riesgo de errores, ya que el trabajo suele estar garantizado por la empresa.
Nómina gestionada por software
Una opción emergente en el mundo de la gestión de nóminas es utilizar una solución gestionada por software.
Estos sistemas de nómina están ganando popularidad porque están basados en la nube, se actualizan automáticamente con la información y están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana con la información de su empresa.
Los aspectos mencionados pueden ser de gran ayuda para la elección de algún software de nómina, que sea de tu interés para implementarlo en tu empresa, claro, siempre y cuando cubra cada una de sus necesidades.
Comparación entre un software de nómina a la medida y el manejo de nómina interna
La nómina interna consiste en la administración de los pagos por parte del departamento de Recursos Humanos o de contabilidad. Puede ser muy eficaz cuando se trata de empresas pequeñas, con menos de 100 empleados y con horarios de trabajo constantes.
Estas pequeñas y medianas empresas suelen tener uno o dos empleados en el área de pago y utilizar programas independientes u hojas de cálculo para el procesamiento de nómina. Por esta razón, suelen tener irregularidades, errores y omisiones en su gestión.
Una de las soluciones por las que las pyme suelen optar es la nómina tercerizada, lo que les permite asegurar el cumplimiento de los pagos, retenciones, deducciones, impuestos y mantenerse al día con los cambios fiscales. Las empresas que se dedican a estas labores también suelen contar con un software de nómina para hacer los cálculos correspondientes y cumplir con los tiempos y requerimientos de cada uno de sus clientes.
Por su parte, las empresas grandes, con una plantilla de más de 100 empleados y varias sucursales o puntos de venta, se ven beneficiadas con un software de nómina a la medida, que se adapte a los requerimientos de su empresa y permita que el personal encargado del manejo de nómina sea más eficiente y cumpla con los pagos a los colaboradores.
En conclusión, el software de nómina es una herramienta que de manera integral mantiene a la empresa bajo estándares de calidad y en orden con las legislaciones, además de reducir costos, tiempo invertido en los procesos de nómina, lo que permite que otras áreas involucradas tengan mejor productividad y se eviten errores en los procesos que conllevarían a faltas legales, multas muy elevadas, que permite obtener ventajas competitivas para las empresas y un crecimiento orientado a los nuevos retos.
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Nomitek es una empresa que inició sus labores en la década de 1990 con el respaldo de IBM, para en conjunto, brindar soluciones a las empresas mexicanas que les ayuden a mejorar sus procesos de negocios mediante el uso de las tecnologías digitales.
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- Rapidez en el cálculo de nómina
- Opción para calcular la nómina de miles de empleados
- Manejo 100% en línea
- Acceso remoto
- Actualizaciones constantes para cumplir con los requerimientos del Sistema de Administración Tributaria y la Secretaría del Trabajo
- Integración con otros departamentos para optimizar el intercambio de información
- Sistema adaptado a la legislación de México y América Latina
- Integración cloud
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