Prepara tu nómina para una auditoría fiscal: guía práctica para empresas en fin de año.

Cuando escuchas la palabra “auditoría fiscal”, es normal que se te erice la piel: ¡eso nos pasa a la mayoría de los contribuyentes! Pero no tiene por qué ser una pesadilla. En realidad, una auditoría es una revisión de tus procesos para asegurar que todo esté en orden, y si estás preparado, no hay nada de qué preocuparse.

Hoy en el blog de Nomitek, te guiaremos a través de las mejores prácticas para que tu empresa esté siempre lista para una revisión. Te mostraremos qué documentos debes tener a la mano y cómo un sistema de nómina robusto te ayuda a estar en control.

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¿Qué es una auditoría fiscal de nómina?

Una auditoría fiscal de nómina es una revisión a fondo que las autoridades del SAT, el IMSS o el Infonavit pueden solicitar para asegurarse de que tu empresa está cumpliendo con todas sus obligaciones en materia laboral y de seguridad social.

Los visitadores representantes de la autoridad revisarán tus registros para verificar que los salarios, las percepciones, las retenciones de impuestos y las aportaciones de seguridad social que registraste sean coherentes con lo que reportaste.

Si tienes todos tus documentos en orden y tus procesos son impecables, la pasarás sin ningún problema. Sin embargo, si hay discrepancias, las consecuencias pueden ser significativas, por lo que la prevención es siempre la mejor estrategia.

Documentos clave que debes preparar para una auditoría

Aunque no te hayan notificado una auditoría, debes asegurarte de tener la siguiente documentación en orden:

• Expedientes de los empleados. Los movimientos afiliatorios ante el IMSS son el punto de partida. Es fundamental que el historial de cada empleado (fecha de ingreso, cambios de puesto y salario, fecha de baja) sea idéntico al que registraste.
• Contratos de trabajo. La relación laboral se comprueba con el contrato de cada empleado. Este documento debe ser coherente con los datos de tu nómina y los movimientos ante el IMSS.
• Recibos de nómina. Cada CFDI de nómina es una prueba del pago realizado al trabajador. Los montos, percepciones, deducciones e impuestos retenidos deben ser correctos y coincidir con el registro de tus contabilidades.
• Comprobantes de los pagos al IMSS e Infonavit. Una auditoría verificará que los pagos bimestrales y mensuales que realizaste sean correctos, y que no existan discrepancias entre lo que reportaste y lo que pagaste.

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Los errores más comunes que te pueden costar caro

Una auditoría puede descubrir fallas que se han cometido a lo largo de meses o años, lo que puede resultar en multas y recargos considerables. Los errores más comunes que las autoridades suelen encontrar son:

• Salario base de cotización (SBC) incorrecto. Omitir percepciones variables, como bonos, horas extra y comisiones en el cálculo del SBC, o bien, dar de alta a los empleados con un salario menor al que realmente perciben es un error frecuente que puede traer serias consecuencias económicas.
• CFDI de nómina con errores. Los recibos de nómina con errores de información, mal timbrados o con datos incorrectos representan un problema grave, ya que no tienen validez y pueden considerarse como una evasión fiscal.
• Falta de conciliación. No comparar los datos de tu nómina con los archivos que el IMSS emite puede generar discrepancias que, si no se corrigen a tiempo, se convierten en multas.

La mejor manera de proteger tu empresa de estos riesgos es tener un sistema de control interno sólido que te asegure que todos tus procesos de nómina son perfectos.

Sistema ONCE de Nomitek: tu mejor aliado para una auditoría exitosa

La mejor manera de proteger a tu empresa de los riesgos de una auditoría es tener un sistema de control interno sólido que te asegure que todos tus procesos de nómina son impecables. La automatización es tu mejor defensa.

Un software de nómina como el Sistema ONCE de Nomitek elimina por completo la posibilidad de errores manuales, garantizando que tu empresa esté preparada en todo momento. El sistema calcula de forma automática el SBC, incluyendo todas las percepciones variables, sin que tú o tu equipo tengan que hacerlo a mano.

Con el Sistema ONCE de Nomitek, tu equipo de RR. HH. deja de preocuparse por los trámites manuales y se enfoca en actividades más estratégicas, con la tranquilidad de que todos los reportes de tu nómina están hechos de forma correcta y puntual.

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Prepara tu nómina para una auditoría fiscal

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