Software de nómina y aspectos a considerar en su elección.

Los programas de contabilidad y administrativos creados para sistematizar y simplificar los procesos de nómina, han sustituido de forma permanente, los procesos realizados de forma manual, como se había venido haciendo durante décadas, con el nacimiento de la era de la informática y su posterior evolución en el mundo de las finanzas.

Un Software de Nómina es una sistema integral diseñado para maximizar la producción de las personas encargados del control correcto de todos los aspectos de la nómina de los empleados de las empresas, lo que permite reducir cargas de trabajo, así como disminuir errores, siempre tomando en cuenta la legislación vigente, tanto fiscal como laboral, incluyendo cálculos de impuestos locales y retención de los mismos.

software de nomina

Un aspecto muy importante a tomar en cuenta para el Sofware de nómina es que puedan manipularse fácilmente los parámetros, de tal forma, que se ajusten a las necesidades de cada empresa, sin ser esto motivo de mayor complejidad y provocar una dependencia hacia proveedor del Software.

En la actualidad, existen diversas opciones de Software de nómina destinados a la administración de la Nómina de los Recursos Humanos en una empresa. A continuación, comentaremos varios aspectos relevantes, para la selección de alguno de estos sistemas.

Cuando se requiere adquirir alguno de estos programas para sistematizar sus procesos de nómina, es importante considerar que el fabricante debe estar consolidado en el mercado, avalado por los años que lo llevan usando las empresas; por lo que siempre se recomienda investigar qué reputación tiene tal o cual programa.

Otro aspecto, es que el fabricante debe contar con asesores que dominen el programa para que sean capaces de explicar las características del mismo y así brindar apoyo en la instalación inicial, asegurando que el servicio cubra los problemas de mantenimiento y soporte del programa. Asimismo, se debe considerar que el asesor o quien realice esta tarea (con el fin de resolver tus dudas), se encuentre cerca, pues aunque su mantenimiento pueda realizarse normalmente vía telefónica, algunas vez podría desplazarse para resolver mejor el problema.

En cuanto al costo, pueden hacerse también cotizaciones en los diferentes precios de los programas existentes en el mercado, por lo que se debe tomar en cuenta que existe una proporción adecuada entre el precio inicial y el del mantenimiento, en relación a las características del programa.

Asimismo, se debe asegurar contar con las nuevas versiones del sistema por medio del mantenimiento y ver qué historial tiene el programa que ofrecen con el objetivo de asegurarse que no quede obsoleto en poco tiempo y esto implique un doble gasto. También es importante considerar que un programa nuevo es peligroso, debido a que todavía no está perfeccionado. El software se puede adquirir como una licencia, como renta o simplemente a través de conexiones en la nube SaaS.

Los tipos de Sofware de Nómina tienen características particulares de acuerdo a variables como la forma de pago, tipo de personal y si se realizara de forma manual o computarizada.

Los aspectos antes mencionados pueden ser de gran ayuda para la elección de algún software de nómina, que sea de tu interés para implementarlo en tu empresa.

Ahora bien, ¿cuáles son los programas de nómina existentes en la actualidad?

De entre los más reconocidos encontramos el ASPEL-NOI que integra la opción de emitir los comprobantes digitales (CFDI) de los recibos de nómina para los empleados, así como el timbrado de cada uno de ellos, de acuerdo a la nueva legislación. Asimismo, cuenta con una interfaz amigable para el usuario, lo cual facilita el uso e interacción con el sistema.

Otro sistema reconocido es el CONTAPAQi, que permite adaptarse a las necesidades de tu empresa y sus procesos de nómina, emitiendo de igual manera comprobantes electrónicos y asegurando el correcto cálculo de la nómina.

El software conocido como SICOSS orientado al control de los procesos en temas de Seguridad Social trabaja en cuestiones como las cuotas obrero patronales, el envío de movimientos afiliatorios, emisiones de EMA y EBA, primas de riesgo de trabajo y  el know how para emitir reportes para auditorias o dictámenes.

Por otra parte, un sistema desarrollado por Human Services S.A. de C.V. para los procesos de nómina es el SONARH, con más de 25 años de experiencia, este programa permite obtener expedientes de cada empleado, lo que facilita enormemente la consulta de esta información en el momento que se requiera. Asimismo, permite tener una bitácora de los usuarios que ingresan al sistema e identificar los movimientos, la fecha y hora en que estos fueron realizados.

Así como existen estos programas, también existen empresas que desarrollaron sus propios sistemas para los procesos y cálculos de la nómina, con el fin de ofrecer este servicio a sus clientes como Outsourcing, al mismo tiempo que realizan los procesos de sus mismos empleados, sin tener que pagar renta por un Sofware.

En conclusión, debido a que la tecnología va desarrollándose, día a día, con nuevas actualizaciones, las empresas deben optar por estar al día en estos temas, ya que contar con procesos o sistemas obsoletos puede costarles el crecimiento en el mercado.

Los Sofware son una herramienta que de manera integral mantiene a la empresa bajo estándares de calidad y en orden con las legislaciones, además de reducir tanto costos, como tiempo invertidos en los procesos de nómina, lo que permite también que otras áreas involucradas, tengan mejor productividad y se eviten errores en los mismos procesos que conllevarían a faltas, desde legales hasta a multas muy elevadas, obteniendo ventajas competitivas para las empresas y un crecimiento orientado a los nuevos retos.